En Biblioteconomía administrar significa poner y mantener en marcha la biblioteca.
Administrar. Prever, organizar, dirigir, coordinar y controlar.
Precisar de antemano el propósito bibliotecario, establecer con antelación y el programa de acción, ponderar sus alcances y determinar sus medios.
Establecer y distribuir las cosas y las personas para que actúen una vez determinados los medios.
Dar orientaciones y distribuir el trabajo, adjudicando a cada uno el que le corresponde, saber que es lo que se quiere y saberlo explicar con lenguaje claro y preciso.
Vincular armónicamente los actos, sin distraer esfuerzos, orientarlos hacia un mismo fin, como elementos concurrentes.
Supervisar, inspeccionar y vigilar para que cada cual cumpla con su deber, prevenir errores, rectificar los ya cometidos y explicar sus causas para que no se repitan.
Debe estimular la dedicación y la atención y establecer sanciones.
La biblioteca es una empresa de servicio. Dentro de sus labores bibliotecarios están:
Técnicas. Tienen a sus cargo la ordenación y preparación de la información técnica (catalogación, clasificación, preparación de listas bibliográficas, informes)
Culturales. Son los referentes a la actividad cultural de la biblioteca que se reduce a dar información cultural y a patrocinar actos culturales.
Económicos. Consisten en la obtención y manejo de los recursos necesarios para hacer posible la labor de la biblioteca
Administrativa. Consisten en garantizar la conservación de los bienes, en hacer inventarios, limpiar desinfectar los libros, controlar los préstamos, restaurar las cosas deterioradas, etc.
El plan de trabajo de la biblioteca determina los medios y métodos a seguir para alcanzar el fin propuesto. Todo bibliotecario debe hacer un plan de trabajo en forma escrita, y presentarlo a la aprobación de su jefe inmediato.
Principios administrativos
Para cumplir sus funciones es indispensable proceder con métodos, que deben tenerse siempre presente.
1. Debe regirse por un PROGRAMA UNICO en que se prevean los aspectos especiales de su actividad y se defina la marcha, el propósito, las fases y los medios.
Programa cultural. Necesidad de los lectores, enriquecimiento del fondo bibliográfico, circulación, préstamos, celebración de actos culturales , etc.
Programa técnico. Abarca las previsiones de selección, catalogación, clasificación, etc.
Programa económicos. Preverá en cifras los compromisos que resultan de los programas anteriores, y que comprende un presupuesto de adquisiciones, un presupuesto de personal.
Programa administrativo. Puede ser el resultado de los tres anteriores, aumento de personal, creación de nuevos servicios, medidas de conservación, ampliación del local, etc.
2. Cada empleado debe tener su tarea y cada tarea su empleado. Un empleado no debe recibir órdenes más que de una sola autoridad, para una misma función. Unidad en acción.”
3. La autoridad que dirige debe estar siempre presente o representada. Es necesario investir a los suplentes del poder necesario para la eventualidad de que el supervisor se ausente. El próximo inferior conoce lo que debe hacer. Un superior de otra función puede ignorarlo. Dirección permanente.
4. La responsabilidad le corresponde a aquel que manda o dispone. Cada uno debe ser juzgado por sus actos.
5. La autoridad es la primera atribución del jefe. Es el derecho de dirigir y el poder de hacer obedecer. A cada puesto debe asignarse la máxima autoridad que exija la función que tenga a su cargo. (laboral, moral).
6. El personal debe obrar como un solo hombre, bajo un solo jefe, con un solo programa. La armonía se alcanza en virtud del esfuerzo de las partes sin ella no existe unión persona.
7. Hacer las cosas con precisión. En ella descansa toda la eficiencia de la organización. Ser puntual en su puesto, en sus compromisos y en la terminación de los trabajos. Es el principio de la exactitud.
8. Sin control no hay orden, ni disciplina, ni nada de lo que hemos recomendado. No basta pedir cuenta. Es necesario vigilar, ir a darse cuenta. La inspección es más eficaz que el mejor de los reglamentos. Se impone, la vigilancia.
9. No basta formar buenos colaboradores. Es necesario asegurar su permanencia. Es imposible gobernar con un personal que cambia a cada momento. Para que exista la estabilidad es necesaria.
10. El prestigio de la institución debe influir en el personal. Este debe tener conciencia de que trabaje por una causa elevada. Factores.
La formación y educación técnica y la identificación con el grupo.
La justa remuneración de la labor
La cordialidad y la firmeza del jefe
El control
