(Elaborado por Carlos Rodríguez)
La organización de la biblioteca beneficiaria a toda la población de usuarios, pueden ser, investigadores, docentes, profesionales, estudiantes, instituciones publicas y privadas, publico en general, es decir usuarios internos, externos que requieran los servicios de la biblioteca.
Por lo que su estructura, en relación a la distribución de los espacios, condiciones ambientales y organización de los fondos de la Biblioteca es importante para dar un servicio de calidad. Es preciso contar con estantes metálicos, ya que son los más adecuados, ya que no sufrirían efectos de la humedad, sequedad y a la vez no son victimas por los insectos destructores y resisten a los cambios de temperatura. La biblioteca debe poseer sujeta libros para el sostenimiento de los mismos, los cuales servirían de gran utilidad en la misma y es importante también algunos tableros para anuncios con la finalidad de mantener informada a la institución, en especial a los usuarios.
Es de gran utilidad la adquisición de tecnologías para la adecuación de los tiempos tecnológicos. De igual manera se hace necesario contar con mesas de estudio para la consulta de los materiales bibliográficos de usuarios que visten a la biblioteca, la adquisición de cajas para la localización de las revistas que posee la misma y su propia estantería para su ubicación.
En otro orden, la adquisición de armarios para el archivo vertical de artículos de prensa para su archivo, siempre y cuando se lleve a cabo escaneo de los mismos o sino llevar el trabajo a través de la Internet; pero con la salvedad de irlos grabando, ya sea en una memoria o un disco para su conservación y difusión de la información, de acuerdo a los tiempos modernos en el mundo de la informática y la globalización de la tecnología.
Es importante contar en la biblioteca con fotocopias para algunos materiales destinados a consultas y excluidas de préstamo, con la salvedad de que se requiere un operador de la misma.
El catálogo automatizado que garantizaría ahorro en la labor bibliotecaria. Esto se lograra si se cuenta con un sistema computarizado que permita la consulta eficiente de la información, mejorar la calidad del servicio, aumentar la eficiencia del proceso técnico, ofrecer mayor numero de servicio, mejorar la administración y gestión de la biblioteca.
La puesta en marcha del proyecto de automatización en la biblioteca busca lograr la creación de bases de datos para la consulta de la información, recuperación, una difusión selecta de la información, aumentar la consulta, ofrecer un servicio de calidad que permita la información rápida y eficaz, ahorro en dinero.
En relación a la creación de bases de datos, se hace necesario contar con un personal informático con basta experiencia en la implementación de la automatización, por lo que se hace necesario entrenar al personal de la digitalización de los documentos, a la vez cotizar el equipo que se instalara para la aplicación del sistema.
Por otra parte, el material bibliográfico estará organizado de acuerdo al sistema de Clasificación Dewey. Para el control de inventario e identificación de los documentos se hace necesario adquirir el sello y registro de propiedad de la biblioteca..
En otro orden, la adquisición del material bibliográfico debe estar dentro del presupuesto de la institución a la cual pertenece la biblioteca. La adquisición del mismo se haría por compra, canje o donación.
La Biblioteca debe poseer una ambiente acogedor, los espacios para la ubicación de las estanterías, vitrinas de exposición, el área de proceso técnico de los documentos, asimismo las diferentes salas que conforma la estructura de la biblioteca.
Los documentos requieren de una serie de operaciones técnicas desde la entrada del documento hasta que quedan colocados en los estantes a disposiciones de los usuarios, los cuales son: selección, adquisición, registro, sellado, catalogación, clasificación, además de llevar el servicio de información y operaciones de administración.
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